Entre concurrence accrue et transformation digitale, les entreprises rencontrent de plus en plus des problématiques de rentabilité. Et c’est notamment le cas lorsque des sociétés font une taille certaine, avec un effectif important en termes de personnel ou qu’elles doivent gérer des surfaces de vente gigantesques. Pour gérer au mieux ses équipes, quoi de plus opérationnel et efficace qu’un logiciel de planning ! Une nécessité à vrai dire pour gérer au mieux l’activité quotidienne de ses collaborateurs et un outil efficace pour retrouver le chemin de la rentabilité. Comment choisir un outil de planning approprié à son activité ? Suivez le guide !
Gestion de planning : quelles fonctionnalités sont nécessaires ?
Choisir un bon logiciel planning, c’est choisir un outil polyvalent : ce dernier doit non seulement gérer les plannings c’est évident, mais doit aussi vous servir dans la gestion des ressources humaines et la gestion des ressources matérielles.
En effet, outre la gestion de planning, la plupart des logiciels offrent maintenant des fonctionnalités supplémentaires dont on ne pourra plus se passer après les avoir découvertes : votre logiciel de planning doit vous permettre de planifier tous les congés, les RTT, les arrêts maladies ou les absences non justifiées. Votre logiciel de planification doit également vous permettre d’afficher facilement le planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel de chaque collaborateur. Pour les ressources matérielles, cela coule donc de source : pour chaque activité, votre salarié doit savoir, via lelogiciel de planning, quel matériel sera nécessaire pour sa tâche à accomplir. Autre fonctionnalité de plus en plus répandue : la gestion de projets. Un bon logiciel de planning peut faire des croisements de tâches et d’interactions entre salariés, là où les projets nécessitent des collaborations entre services notamment. Un vrai plus pour les projets collaboratifs.
A titre d’exemple, le logiciel ZEUS® X Planning est une solution adaptée à toutes entreprises désireuses d‘optimiser la gestion de leurs équipes avec une planification sous contraintes. C’est un logiciel deplanification opérationnelle adapté aux établissements de santé (hôpitaux, cliniques, maisons de retraite, EHPAD), grande distribution, services, retail, call centers, entreprises de production. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Gestion de planning : quels sont vos besoins ?
Pour qu’un outil de planification tel qu’un logiciel de planning soit adapté à l’utilisation que vous souhaitez en faire, vous devez d’abord analyser les besoins de votre entreprise. Dans ce sens, il est temps d’évaluer votre activité, de définir vos attentes… Et surtout, qu’attendez-vous d’un outil de planning ? Une meilleure répartition des tâches entre les différents salariés de votre entreprise, une possibilité de suivre toute la production, un outil d’analyse de toutes les activités réalisées par chaque salarié, l’opportunité d’avoir une meilleure gestion des outils nécessaires pour travailler dans votre entreprise ?
D’un point de vue purement opérationnel, que souhaitez-vous que ce logiciel de planning apporte à vos salariés ? Qu’il leur permet de gérer leur propre horaire, qu’il aide à éviter les conflits horaires, qu’il permet aux équipes d’accéder 24 heures sur 24 à leurs emplois du temps, qu’il planifie plus efficacement l’utilisation des ressources de l’entreprise, qu’il permette aux employés de pointer et de poser leurs jours de congé ?
Enfin, et après avoir analysé les caractéristiques d’un logiciel de planning ou encore vos attentes dans cet outil, faites attention à l’ergonomie du logiciel de planning que vous allez choisir. Privilégiez un outil simple et facile à gérer au quotidien.
Il faut savoir qu’il est également nécessaire de prendre en compte l’ergonomie du logiciel ainsi que sa facilité d’utilisation. En effet, vous ne serez peut-être pas le seul à l’utiliser, et ce dernier doit donc rester accessible. Souhaitez vous manipuler un logiciel en cloud ou en local, le logiciel doit-il être régulièrement mis à jour, peut-il être couplé à d’autres outils pour vous fournir les données dont vous avez besoin, le logiciel pourra-t-il évoluer avec la croissance de votre entreprise, existe-t-il une version iOS et une version Android du logiciel qui permettront à vos collaborateurs d’y accéder à tout moment et en tout lieu, l’outil est-il intuitif pour tout le monde ou nécessite-t-il de suivre une formation ? Autant de questions auxquelles vous devez répondre avant de choisir votre logiciel planning.